BIZNES

ZUS i firmy w pułapce: jak nowelizacja z 2025 roku zagraża pracodawcom i pracownikom

Analiza

Od 1 stycznia 2027 roku wejdzie w życie kluczowa zmiana w systemie zasiłków chorobowych, wprowadzająca tzw. jeden okres zasiłkowy dla pracowników zatrudnionych w wielu miejscach. Nowelizacja z 18 grudnia 2025 roku (Dz.U. z 2026 r. poz. 26) nakłada na pracodawców obowiązek prawidłowego rozliczania zasiłków, nawet jeśli nie mają dostępu do pełnych danych o innych miejscach zatrudnienia pracownika. Problem polega na tym, że firmy zatrudniające powyżej 20 osób samodzielnie wypłacają zasiłki, a te mniejsze przekazują dokumenty do ZUS, jednak żadna ze stron nie ma narzędzi do weryfikacji, czy pracownik nie korzysta z zasiłku w innym miejscu. ZUS prowadzi rejestr zaświadczeń lekarskich, ale udostępnia płatnikom jedynie te wystawione dla konkretnego pracodawcy, co pozostawia lukę prawną. Według danych, Polacy spędzili na zwolnieniu lekarskim L4 łącznie 148 milionów dni, co wskazuje na skalę problemu. Dodatkowo, pracownicy nie są karani za nieinformowanie pracodawcy o drugim miejscu zatrudnienia, co zwiększa ryzyko błędnych rozliczeń. Nowe przepisy wprowadzają również obowiązek informowania płatnika o okresie zwolnienia z innego tytułu, jednak brak mechanizmu sprawdzania tych danych przez pracodawców pozostawia system podatny na nadużycia. Kontrole ZUS i firmy już teraz reagują na rosnącą liczbę nieprawidłowości, ale przyszłoroczne zmiany mogą pogłębić chaos, zwłaszcza że pracownicy często ukrywają dodatkowe zatrudnienie z obawy o utratę pracy.

Kontekst i Tło

Nowe przepisy o jednym okresie zasiłkowym stworzą dla pracodawców sytuację, w której będą musieli ponosić odpowiedzialność za błędne rozliczenia, nawet gdy nie mają dostępu do pełnych informacji o pracowniku. Firmy, zwłaszcza te zatrudniające powyżej 20 osób, będą narażone na ryzyko wypłaty zasiłków nienależnie, co grozi koniecznością zwrotu pieniędzy wraz z odsetkami, a w skrajnych przypadkach odpowiedzialnością karną. Pracownicy, korzystający z wielu miejsc zatrudnienia, mogą wykorzystać lukę prawną, nie informując pracodawców o dodatkowych źródłach dochodu, co dodatkowo komplikuje sytuację. System brakuje narzędzi do weryfikacji danych, co oznacza, że zarówno firmy, jak i ZUS będą zmuszone do działań kontrolnych, które mogą przynieść koszty administracyjne i finansowe. Długoterminowo, zmiany mogą prowadzić do wzrostu nieufności między pracodawcami a pracownikami oraz do zwiększenia obciążeń biurokratycznych dla przedsiębiorstw, które będą musiały dostosować się do nowych procedur. Ryzyko błędów w rozliczeniach może również wpłynąć na wzrost kosztów dla firm, które będą musiały przewidywać dodatkowe środki na ewentualne zwroty i kary.

Komentarz Redakcji

Nowelizacja z 2025 roku to klasyczny przykład legislacji, która wprowadza obowiązki bez odpowiednich narzędzi ich wypełnienia. Pracodawcy zostają postawieni przed niemożliwym do spełnienia zadaniem: muszą rozliczać zasiłki, nie mając dostępu do pełnych danych. To nie tylko absurdalne obciążenie biurokratyczne, ale także zaproszenie do nadużyć dla pracowników, którzy mogą ukrywać dodatkowe zatrudnienie. System zasiłkowy staje się poligonem doświadczalnym dla chaosu administracyjnego, a firmy płacą za brak spójności w przepisach.